Den usynlige tjenesten

Mange av Helgelandssykehusets tjenester er bundet sammen som et finmasket nett av oppgaver, kolleger og ansvarsområder med krysningspunkter på kryss og tvers av byer, kontorer og fagfelt.  

Kontortjenesten for eksempel, de binder oss alle sammen. De ser hver eneste pasient som kommer inn, enten fysisk eller digitalt inne i systemene, og de kjenner sine sykehus inn og ut.

Selv kaller de seg mange ulike ting. Vi kan nevne:

De elektroniske vaskehjelperne. Kripos. Opplysningssentralen. Den usynlige tjenesten. Post i butikk. Spøkelset i bakgrunnen.

Vi starter i Mosjøen. Det er bare noen dager siden Trine Jensen (t.v.), leder av kontortjenesten, kom tilbake fra permisjon. I mellomtiden har Hanne Skaland vært hennes stedfortreder og holdt avdelingen på stø kurs.

- Gjennomsnittlig ansiennitet hos oss er 10,7 år, det er sabla høyt. Ingen blir kvitt oss når vi først kommer inn, smiler Jensen.

Det at nesten ingen slutter er det en god grunn til.

- Det er et veldig godt arbeidsmiljø og er mye goodwill å hente, forklarer Skaland.

Kontortjenesten du leser om i denne reportasjen er underlagt Drift og eiendom, men det finnes også en kontortjeneste i Helgelandssykehuset som ligger under Klinikk for psykisk helse og rus.

Ikke alle vet hva kontortjenesten egentlig gjør, ikke en gang alle på sykehuset vet det, så her kommer en av flere forklaringer du kommer til å få servert i denne saken:

Først det synlige:

De slår av en prat med folk som kommer til sykehuset, de viser hvor du må gå for å komme til riktig sted, de hjelper til med betalingsautomaten, svarer på spørsmål om timer, tar imot behandlingshjelpemidler og hjelper til med å bestille transport.

Og så det usynlige:

Fra henvisningen kommer inn på sykehuset, til pasienten går ut ferdig behandlet, er de i kulissene og kontrollerer at alt går riktig for seg.

- Når det gjelder skrivetjenesten, så er det lett å tenke at alt vi gjør er å skrive, men det er langt fra sannheten, forklarer Hanne Skaland.

- Skrivetjenesten skriver legenes diktat, vi skriver ut dokumenter til pasienter, tar imot eksterne epikriser fra andre sykehus, henvisninger, og melder inn kreftdiagnoser til kreftregisteret. Vi har den siste sjekken før pasientene drar, sender kopi til fastleger og så videre. Det er mye administrative oppgaver som er lagt til behandlere, som vi har tatt over. Alle pasienter på sykehuset er innom oss. Så lenge det fins et notat på det, så er vi der i kulissene, beskriver hun.

I Mosjøen er tjenesten delt inn i ekspedisjon og skrivetjenesten. I tillegg har de to faste sekretærer som jobber på nevrologisk poliklinikk. Der gjør de ulike oppgaver som blant annet å registrere Parkinson og er med i brukerstyrt poliklinikk som akkurat er i startgropa.

- Tidligere lå skrivetjenesten under hver sine klinikker, men det er man stort sett gått bort fra nå, sier Ellen Karlsen som selv er sekretær på nevnte avdeling.

Samarbeid er et nøkkelord som lett kan beskrive hele Kontortjenesten. Hanne Skaland forklarer hvordan det fungerer i praksis:

- Vi er avhengige av et samarbeid med absolutt alle på sykehuset. Lege, teknisk, sykepleiere og alle som man er borti på ett eller annet vis. Det er også et godt samarbeid på tvers mellom kontortjenestene på Helgeland. Hjelpen er bare en telefon unna, og det er ingen som sier nei.

- Trenger man hjelp på tvers, er det alltid noen som har anledning til å hjelpe. Så lenge det er lite folk et sted, og så fremst man har kapasitet i eget hus, så hjelper vi hverandre, sier Jensen.

Ifølge Skaland tar det minimum et halvt år å lære seg de viktigste tingene i jobben, og deretter to år for å bli en god sekretær.

- Det er ikke lett å hjelpe hverandre hvis vi har fravær. Det tar lang tid å lære seg opp i de ulike oppgavene, så det å få inn noen nye på kort varsel, går ikke. Det er digre systemer man må følge med i og vikarer har vi ikke, vi må klare oss selv, men fordelen er at oppgavene våre ikke drar noen steder.

Noe annet de gjør er å rydde i gammelt papirarkiv.

- Journalene til de som er døde må plukkes ut og sendes til Norsk helsearkiv. Det er en stor ryddejobb som pågår og som er noe vi gjør innimellom når vi har kapasitet. Anne Kitt i Mo i Rana står i bresjen for det og hun veileder oss og hjelper til, sier Jensen.

Vi kommer tilbake til Anne Kitt Olsen og arkivet senere.

På bildet ser du helsesekretær og kodecontroller Tonje Næs i Mosjøen.

- Når folk kommer i luka til meg, så merker jeg med en gang om de er spøkefulle. Da kan jeg også være det. Eller om det kommer noen som er beskjedne, da blir jeg mer forsiktig. Det handler om å se og lytte. Og så har du de som er lei seg. Vi har alle kategorier, og vi merker ganske fort hvordan vi bør oppføre oss. Mottakelsen vi gir pasientene er veldig viktig, det handler om hvordan man blir møtt i en vanskelig situasjon, sier hun.

På bildet ser du Heidi Janne Magnussen (t.v.) sammen med kollega Tone Øybakken Nyhagen.

For ikke så lenge siden tok hun imot en svært frustrert mann.

- Han kom og spurte etter meg. Alle her kunne ha svart ham akkurat det samme som jeg gjorde, men han var meget takknemlig for hjelpen han fikk, og til slutt sa han: «Tusen takk, du er en knupp!» Det var veldig givende.

På bildet: Heidi Janne Magnussen (f.v.), Malin Toven Hansen og Tone Øybakken Nyhagen. Iselin Tøgersen var ikke til stede da bildet ble tatt.

Vi avrunder besøket i Mosjøen med dette muntre bildet før vi beveger oss lenger ut mot kysten.

Hos kollegene i Sandnessjøen er det stor fokus på trivsel.

- Vi prøver å gi det lille ekstra gjennom blant annet å holde det fint ute hos pasientene som sitter og venter. Noen ganger spanderer vi kaffe, og jeg vet at vi har hentet brødskiver fra kjøkkenet til de som har ventet veldig lenge, sier Veronica Nikolaisen (t.v.), her sammen med kollega Marita Arntzberg

- Og så var det julegrantenningen. Det skulle egentlig ikke være lys i grana, men da søkte Lone Jensen midler og fikk det innvilga, så i jula ble det igjen lys etter at treet har vært mørkt i to år, sier enhetsleder Monica Tveitdal Mathisen.

Da Veronica Nikolaisen begynte i jobben for noen år siden fikk hun, som ei som elsker jul, beskjed om at hun sannsynligvis kom til å bli skuffet over julepynten som tilhørte kontoret.

- «Er det alt?» spurte jeg. Ekspedisjonen var nitrist med gammel julepynt, så da bestemte jeg meg for å søke midler hos Bjørg Stemland og Bjørnar Olaisens stiftelse og fikk 8.000 kroner til å kjøpe inn pynt til ekspedisjonen. Det ble skikkelig koselig, sier hun med et stort smil.

«Det lille ekstra» har allerede generert to #Råbra-nominasjoner til ekspedisjonen. #Råbra er et positivt avvikssystem i Helgelandssykehuset hvor man kan nominere en ansatt som man syns har gjort en spesielt bra jobb. Dette belønnes med diplom til den som er nominert samt nærmeste leder. Råbraprosjektet ble lansert i sykehuset i desember 2024.

- Tenk at vi allerede har tått to Råbra-priser, det er kjempeartig, sier Tveitdal Mathisen. Selv har hun delt funksjon som leder og kodecontroller.

I ekspedisjonen jobbes det med scanning, det lages ID-kort og de hjelper pasienter. Resten av kontortjenesten sitter i kontorbrakka på utsiden av sykehuset.

- Ekspedisjonen er opplysningssentralen og nede på brakka har vi de elektroniske vaskehjelperne, som de kaller seg. Folk som lurer på ting ender ofte opp der, og så ordner de det. En sommerdag jeg var ny som leder, skulle jeg sitte her i ekspedisjonen på grunn av fravær. Jeg har aldri fått så mange spørsmål før i hele mitt liv, jeg ble helt slått ut, dere får utrolig mange spørsmål i løpet av en dag, sier Tveitdal Mathisen (bildet) lattermildt til sine medarbeidere.

- I neste uke skal hun være alene her mens vi er på hjerte- og lungeredningskurs. Vi er spente på hvordan vi finner henne når vi kommer tilbake, sier Nikolaisen og spretter ut i latter.

Helseekspressen som går i daglig rute fra Brønnøysund til Mo i Rana tur/retur er med på å lyse opp dagene for kollegene.

- Noen kaller den for Den magiske bussen, og de på akutten kaller den Godteribussen. Det er en grunn til det. Det er et helt eget omsorgsnivå på de som jobber der, sier Veronica Nikolaisen.

Selv har hun et triks i ermet som kan få fram smilet hos de fleste.

- Uansett hvilke folk det er, om de er triste eller ikke, unge eller gamle, så blir de glade av såpebobler. Det er min greie.

Hun tryller frem en såpebobleflaske fra lommen og snart daler det fargerike såpebobler over inngangspartiet. Og hun fikk rett. Det ER vanskelig å ikke bli i godt humør av såpebobler.

- Vi er de siste som ser over før pasientene går ut av huset, og er et sjekkorgan for at alt er riktig kodet og ser at alt stemmer ved oppfølging av timer, sier Kathrine Stormo. Hun beskriver et fantastisk arbeidsmiljø og sier at det er få som slutter når de først er kommet inn.

- Det er så uhøytidelig her. Det er absolutt et seriøst arbeid som utføres, men vi har en veldig grei tone. Det er en fantastisk gjeng og de er tilpasningsdyktige og positive, sier Tveitdal Mathisen.

Vi forflytter oss til Anne Kitt Olsen og arkivet i Mo Rana. Selv om det høres litt rart ut i 2025, opptar papirarkiv fremdeles hyllemeter på hyllemeter i sykehusene.

Hver eneste dag er to personer dedikert til arkivarbeid i Mo i Rana. I disse dager klargjøres syv paller med journaler som skal sendes til det nasjonale arkivet på Tynset. De fleste journalene tilhører personer som døde i perioden 2000 til og med 2024.

Når en person dør, får sykehuset beskjed fra Folkehelseregisteret. Dersom personen er utvandret eller kanskje har vært innom sykehuset mens vedkommende var på ferie, vil imidlertid ikke sykehuset få beskjed fra Folkehelseregisteret. Da slår det inn et krav som sier at disse journalene må lagres i sykehuset til vedkommende er 110 år. Først da kan de sendes til det nasjonale arkivet.

- Det er noen som lurer på hvorfor vi ikke bare digitaliserer journalene og kvitter oss med papirene, men vi er omfattet av strenge krav for arkivering. Journalene er allerede digitalisert, men vi har ikke lov til å hive dem, forklarer Olsen.

Arkivet i Mo i Rana går under navnet «Tynset», oppkalt etter det nasjonale arkivet på Tynset.

- Dette er en liten del av det vi skal sende fra oss, sier Olsen og leder an.

- Akkurat nå holder vi på med fødearkivet fra 60-tallet. De brukte så fryktelig tynne ark da, så det går 150 journaler i hver eske, og hver eske er på bare 15 cm. Vi har klargjort en plass mellom 12.000 og 15.000 journaler til denne avleveringen.

Olsen er ansvarlig for alle kontortjenestene innenfor arkiv. Hun er også i en prosjektstilling for å rydde i det gamle papirarkivet samt utvikle systemer som gjør at dette ikke bare blir et skippertak, men som skal være en del av den daglige driften i fremtiden. I tillegg jobber hun med klagesaker i somatikken for alle tre sykehusene, er arbeidsflytansvarlig, mottar alle vergemål og brev fra Nordlandssykehuset som videre registreres i journalsystemet DIPS, og er rådgiver for de andre kontorledere.

- Sentralbordet fungerer i praksis som et lite servicetorg og de gjør en fantastisk god jobb på vegne av alle sykehusene. Ellers ser vi store fordeler av rullering av arbeidsoppgaver. En ting er at det ikke blir like dager, men noe annet er at vi blir enda bedre kjent på tvers. Det er en fin gjeng med mye humor og latter. Vi er et hjelpeorgan som er så opptatt av å finne ut av ting, at vi godt kunne ha passet inn i Kripos, sier Storholm.

- Vi bare fikser ting som et spøkelse i bakgrunnen, føyer Olsen til.

Det er ikke mange igjen som kollega Tone Hovind på sykehusene i dag. Hun har sin arbeidsplass som sekretær på medisinsk sengepost. Sånt var mer vanlig før.

- Jeg tar imot alle henvendelser på telefon både internt og eksternt, jeg møter pårørende, viser hvor folk skal, og hjelper til med mange ting.

Bare mens dette intervjuet pågår ringer telefonen flere ganger.

Når Hovind beskriver en helt vanlig morgen på jobb, handler det om å få oversikt over pasientene. I morges bestilte hun smittevask for å frigjøre noen rom, ellers går hun på postrunde med pasientmapper til scanning, og er på henterunde til blant annet føden, intensiven og operasjon.

- Jeg skal være tilgjengelig for alle stort sett hele tiden, og døra er alltid åpen, sier Hovind.

Også kirurgisk sengepost har en helsesekretær i Mo i Rana. Det er Eli Rørapet (t.h.). I dag er Kristin Norum her i praksis.

På scannesentralen jobbes det med papir som skal inn i pasientens journal, som prøvesvar, epikriser, papir fra fødsler og henvisninger, og så mottar de elektroniske epikriser fra andre sykehus.

Bildet viser Mariann Solbakken (t.v.) på scannesentralen, sammen med kontituert enhetsleder Amanda Storholm.

På skrivestua er det sju arbeidsstasjoner. Dette er stille sone. Der skriver de diktater for leger og videresender henvisninger etter bestilling fra fastlege. Blant annet.

Her er Mariell Juel Johansen fanget i et konsentrert øyeblikk på skrivestua.

Denne dagen er det Marianne Holt (t.h.) og Anne Berit Halland som holder styringa i resepsjonen.

- Selv om vi har faste rutiner, er det veldig varierte dager, men vi bytter ofte, sier Marianne Holt.

- Her forbereder vi kort til nyansatte, hjelper folk som har mista sine kort, vi tar oss av postsortering til alle avdelinger og har hotellpermen for de tre rommene på Søsterhjemmet som vi leier ut til pasienter, og det er det vi som administrerer nøkler til rommene, sykehusets biler, møterom og rorbu på Tonnes, sier Halland.

I ekspedisjonen er det Anne Moen Johnsen og Marte Martiniussen som er sykehusets ansikt utad i dag. Moen Johansen har vært her i 25 år.

- Jeg vet ikke om annet, konstaterer hun blidt.

Listen over gjøremål er mye mer enn det ser ut som fra utsiden.

- Man yter god service og har kontakt med pasienter. Dagene går veldig fort, og alle kommer hit og spør, så det går stort sett i ett. Noen tror at kontortjenesten bare er det som du ser i skranken, men det er så mye mer vi gjør, sier Martiniussen som også er postsekretær på N2, medisinsk sengepost.

- I morges, for eksempel, var det ganske rolig. Da gikk vi gjennom øyeblikkelig hjelp fra alle sykehusene våre gjennom helga. Det var 61, og de fleste pasientene er allerede kommet, sier Johnsen.