Åpenhetsloven
Retningslinjer for forvaltning av åpenhetsloven i Helgelandssykehuset HF
1. Innledning
Åpenhetsloven av 2021 (Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold) , innebærer at foretakene i Helse Nord må gjøre fortløpende vurderinger av om foretaket drives på en måte som ivaretar grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, jf. åpenhetsloven §§ 2 og 3. Spesialisthelsetjenesten skal være åpne om prioriteringer og hvordan ressursene utnyttes og vi skal sørge for at alle som jobber hos oss eller hos våre leverandører ivaretas og sikres anstendige arbeidsforhold.
Disse retningslinjene har som hensikt å angi en arbeidsmetode for å kartlegge og gjøre greie for om virksomheten har noen faktiske og/eller mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Helgelandssykehuset HF er pliktig til å gjennomføre aktsomhetsvurderinger i henhold til åpenhetsloven § 4. Aktsomhetsvurderinger utføres i henhold til OECDs systematikk for aktsomhetsvurderinger (Kontaktpunktet for ansvarlig næringsliv, 2019). Resultatene fra aktsomhetsvurderingene offentliggjøres gjennom en årlig redegjørelse, jf. § 5.
2. Sykehusinnkjøp HF
Den største andelen av anskaffelser ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN HF) utføres av Sykehusinnkjøp HF. De har strategisk og operativt ansvar for innkjøp i spesialisthelsetjenesten, og ivaretar nasjonale, regionale og lokale anskaffelser med verdi over 100.000 kr i regi av helseforetakene. Sykehusinnkjøp HF arbeider i henhold til Policy for samfunnsansvar, som stadfester at de har et særlig ansvar for å bidra til at negative påvirkninger knyttet til innkjøp blir minimale. Sykehusinnkjøp gjør aktsomhetsvurderinger for anskaffelser som utføres av dem, og behandler forespørsler som gjelder disse aktsomhetsvurderingene.
Relevante dokumenter fra Sykehusinnkjøp HF:
3.Sykehusbygg HF
Sykehusbygg HF ivaretar alle større byggeprosjekter for Helgelandssykehuset HF og er underlagt de samme kravene i åpenhetsloven. Sykehusbygg HF ivaretar dermed kravene som stilles i denne loven, på vegne av Helgelandssykehuset HF, innenfor det feltet de har ansvar for. Sykehusbygg HF gjør aktsomhetsvurderinger for anskaffelser som utføres av dem og behandler forespørsler som gjelder disse aktsomhetsvurderingene. Retningslinjer og implementering av åpenhetsloven ble behandlet i Sykehusbygg HF i mai 2023.
4. Helse Nord RHF
Helse Nord RHF ivaretar anskaffelser av helsetjenester som leveres av norske tjenesteleverandører og er underlagt de samme kravene i åpenhetsloven. Selv om dette gjelder relativt få anskaffelser for Helgelandsskehuset HF, utgjør de stor verdi i beløp. Helse Nord RHF må ved gjennomføring av disse anskaffelsene ivareta kravene som stilles i åpenhetsloven.
5. Oppfølging av åpenhetsloven
Under Oppfølging av åpenhetsloven vil det foreligge en generell beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for oppfølging av foretakets arbeid med kravene som stilles av åpenhetsloven.
5.1. Organisering
Helgelandssykehuset HF inngår i den regionale foretaksgruppen Helse Nord. Den består av det regionale helseforetaket Helse Nord RHF og seks helseforetak (HF). Til sammen jobber over 19 000 ansatte i foretaksgruppen.
Helgelandssykehuset HF ledes av et styre og med en administrerende direktør som daglig leder. Foretaket har hovedkontor i Sandnessjøen. (Organisasjonskart pr .1.05.23). Helgelandssykehuset har ansatte fordelt på 1780 årsverk ved utgangen av 2022.
5.2. Driftsområder til Helgelandssykehuset HF
Helgelandssykehuset leverer spesialisthelsetjenester innen somatikk og psykisk helse og rus for befolkningen på Helgeland. Sykehuset er lokalisert i Sandnessjøen (hovedkontor), Mo i Rana, Mosjøen og et distrikts medisinsk senter i Brønnøysund. I tillegg har sykehuset et desentralisert prehospital tjeneste med 14 ambulansestasjoner hvorav to er kombinert bil å og båt ambulansestasjon og en ren båt ambulansestasjon.
5.3. Retningslinjer og forvaltning av åpenhetsloven
Ansvaret for oppfølging og etterlevelse av kravene i åpenhetsloven er plassert hos innkjøp og økonomiavdelingen i Helgelandssykehuset HF. Styret har det øverste ansvaret for at vi har implementert og operasjonalisert åpenhetsloven. Dette innebærer et ansvar for at arbeidet med aktsomhetsvurderinger er tydelig plassert i organisasjonen, at det er etablert en prosedyre for å behandle forespørsler om informasjon om aktsomhetsvurderingene og at den årlige redegjørelsen for aktsomhetsvurderingene publiseres på Helgelandssykehuset HF sine nettsider.
Arbeidet med åpenhetsloven og aktsomhetsvurderinger er forankret i Spesialisthelsetjenestens rammeverk for samfunnsansvar og Regional retningslinje for oppfyllelse av plikter etter åpenhetsloven i Helse Nord. Retningslinjen beskriver hvilke krav som stilles i de ulike stegene i aktsomhetsvurderingene og hvordan resultater skal publiseres og fremstilles i årlig redegjørelse.
Ansvarsfordeling i Helgelandssykehuset HF kan oppsummeres slik:
1. Plikt til å utøve aktsomhetsvurderinger:
- Forankre forsvarlighet i foretakets retningslinjer. Ansvarlig: Styret i Helgelandssykehuset HF
- Utføre og vurdere aktsomhetsvurderinger. Ansvarlig: Innkjøp og Økonomiavdelingen
- Iverksette tiltak for å forebygge negative konsekvenser: Innkjøp og Økonomiavdelingen
2. Plikt til å redegjøre for aktsomhetsvurderinger
- Gi generell beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for oppfølging av åpenhetsloven. Ansvarlig: Innkjøp og Økonomiavdelingen
- Opplyse om faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser som foretaket har avdekket gjennom sine aktsomhetsvurderinger. Ansvarlig: Innkjøp og Økonomiavdelingen
- Opplyse om tiltak som virksomheten har iverksatt eller planlegger å iverksette for å stanse faktiske negative konsekvenser, og resultatet eller forventede resultater av disse tiltakene. Ansvarlig: Innkjøp og Økonomiavdelingen
3. Plikt i henhold til informasjonskravet
- Gi enhver ved skriftlig forespørsel informasjon om hvordan Helgelandssykehuset HF arbeider i henhold til åpenhetsloven. Ansvarlig: Kommunikasjonsavdelingen i samarbeid med Innkjøp og Økonomiavdelingen
- Helgelandssykehusets redegjørelse for aktsomhetsvurderinger publiseres hvert år innen 30. april. Redegjørelsen publiseres på en egen side om åpenhetsloven på helgelandssykehuset.no. Ansvarlig: Kommunikasjonsavdelingen i samarbeid med Innkjøp og Økonomiavdelingen
6. Risikokartlegging og tiltak
Under Risikokartlegging og tiltak vil det foreligge en gjennomgang av risikokartlegging og foretakets hovedfunn, herav hvilke risikoområder som eventuelt er identifisert i foretakets anskaffelsesportefølje. Videre foreligger det en beskrivelse av tiltak som følge av kartleggingen.
6.1. Risikokartlegging av leverandørkjede
Aktsomhetsvurderingene er gjort basert på en risikovurdering av helgelandssykehuset HF. Risikovurderingen er gjort ved en gjennomgang av anskaffelsene foretaket har gjennomført i 2023 og en gjennomgang av leverandørporteføljen. Risikovurdering baserer seg på Direktoratet for forvaltning og økonomistyrings høyrisikoliste (DFØS, 2022).
Helgelandssykehuset HF legger til grunn at kravene i åpenhetsloven ivaretas av de virksomheter som gjennomfører anskaffelser på vegne av Helgelandssykehuset HF, det være seg Sykehusinnkjøp HF, Sykehusbygg HF og Helse Nord RHF.
Virksomheter som omfattes av åpenhetsloven er større virksomheter som er hjemmehørende i Norge, og som tilbyr varer og tjenester i eller utenfor Norge. Loven gjelder også for større utenlandske virksomheter som tilbyr varer og tjenester i Norge, og som er skattepliktige til Norge etter norsk intern lovgivning.
På bakgrunn av dette er alle anskaffelser fra leverandører som har avtale med Sykehusinnkjøp HF, Sykehusbygg HF, Helse Nord RHF og større virksomheter vurdert som ivaretatt ift. denne loven. Fokuset fra Helgelandssykehuset HF har derfor vært resterende kjøp. Foretakets samlede anskaffelseskostnader var i 2023 på lcirka én milliard kroner fordelt på over tusen leverandører. Gjennom analyse av våre innkjøp kan foretaket dokumentere god oversikt og kontroll på våre kjøp.
Følgende kriterier ligger til grunn for prioritering:
• Leverandør
• Kunnskap om risiko (land/bransje/produkt)
• Volum/omfang
• Rammeavtale versus engangskjøp
• Kritisk viktig produkt/tjeneste
• Produksjonsprosess
• Ressurser og kompetanse
• Bransjer/sektorer vi ikke har kunnskap om
6.2. Hovedfunn etter risikokartlegging
Følgende områder er identifisert som potensielle risikoområder i foretakets anskaffelsesportefølje. Risikoområdene er identifisert ved bruk av Direktoratet for forvaltning og økonomistyrings høyrisikoliste (DFØS, 2022):
- Bygg- og anleggsmaterialer (stein, trevirke og metall). Moderat/høy risiko
- Elektronikk og IKT. Moderat risiko
- Mat og drikke (frukt, grønnsaker, kaffe/te/kakao). Høy risiko
- Medisinsk forbruksmateriell/utstyr. Høy risiko
- Kontorrekvisita. Moderat risiko
- Møbler. Lav/moderat risiko
- Tekstiler, arbeidsklær og fottøy. Moderat/høy risiko
- Kjøp av biler og andre kjørtøy. Moderat risiko
Anskaffelsene av bygg- og anleggsmaterialer gjøres i hovedsak av Sykehusbygg HF, samt noe anskaffelse lokalt. De lokale kjøpene gjøres i hovedsak av store norske selskaper som også er omfattet av åpenhetsloven. På bakgrunn av dette konkluderer foretaket md at det ikke er behov for ytterligere tiltak knyttet til disse innkjøpene.
Anskaffelsene av elektronikk og IKT utføres i hovedsak av Helse Nord IKT eller på rammeavtaler inngått av Sykehusinnkjøp. På bakgrunn av dette konkluderer foretaket med at det ikke er behov for ytterligere tiltak knyttet til disse innkjøpene.
Anskaffelsene av mat og drikke gjøres i henhold til rammeavtaler inngått av Sykehusinnkjøp HF og hos norske leverandører. Det gjøres noen mindre kjøp også lokalt, men dette omhandler enten store norske selskaper eller små lokale produksjonsbedrifter. På bakgrunn av dette konkluderer foretaket med at det ikke er behov for ytterligere tiltak knyttet til disse innkjøpene.
Anskaffelsene av medisinsk forbruksmateriell/utstyr gjøres i hovedsak iht. rammeavtaler inngått av Sykehusinnkjøp HF, eller hos store norske eller utenlandske selskaper. Både store norske og store utenlandske selskaper som selger varer i Norge, er omfattet av åpenhetsloven. Det er derimot også noen kjøp hos mindre selskaper som ikke er omfattet av denne loven. Her vil Helgelandssykehuset HF iverksette tiltak.
Anskaffelsene av kontorrekvisita gjøres i henhold til rammeavtaler inngått av Sykehusinnkjøp HF og i hovedsak hos norske leverandører. På bakgrunn av dette konkluderer foretaket med at det ikke er behov for ytterligere tiltak knyttet til disse innkjøpene.
Anskaffelsene av møbler gjøres i henhold til rammeavtaler inngått av Sykehusinnkjøp HF og i hovedsak hos norske leverandører. Det gjøres noen mindre kjøp også lokalt, men også disse kjøpene omhandler varer som produseres av de store rammeavtaleprodusentene eller andre store norske leverandører. På bakgrunn av dette konkluderer foretaket med at det ikke er behov for ytterligere tiltak knyttet til disse innkjøpene.
Anskaffelsene av tekstiler, arbeidsklær og fottøy gjøres i henhold til rammeavtaler inngått av Sykehusinnkjøp HF og hos norske leverandører. Det gjøres noen mindre kjøp også lokalt, men også disse kjøpene omhandler varer som produseres av de store rammeavtaleprodusentene eller andre store norske leverandører. På bakgrunn av dette konkluderer foretaket med at det ikke er behov for ytterligere tiltak knyttet til disse innkjøpene.
Anskaffelsene av biler og andre kjøretøy gjøres i henhold til rammeavtaler inngått av Sykehusinnkjøp HF og hos norske leverandører. Det gjøres noen mindre kjøp også lokalt, men også disse kjøpene omhandler varer som produseres av de store rammeavtaleprodusentene eller andre store norske leverandører. På bakgrunn av dette konkluderer foretaket med at det ikke er behov for ytterligere tiltak knyttet til disse innkjøpene.
En betydelig andel av anskaffelsene som gjøres av Helse Nord RHF gjelder helsetjenester som leveres av norske tjenesteleverandører. Selv om denne kategorien ikke er angitt i Direktoratet for forvaltning og økonomistyrings høyrisikoliste (DFØS, 2022) har Helse Nord RHF valgt å fokusere også på dette området grunnet omfanget. Helgelandssykehuset HF benytter flere av rammeavtalene inngått av Helse Nord RHF. Det er ikke gjort funn som gir behov for ytterligere tiltak knyttet til disse innkjøpene.
De aller fleste av Helgelandssykehusets sine anskaffelser med verdi over kr 100.000 eks. mva. meldes inn til Sykehusinnkjøp HF for gjennomføring. Imidlertid gjennomfører Drifts- og eiendom enkelte anskaffelser selv med verdi over kr 100.000 eks. mva. Dette gjelder først og fremst bygganskaffelser, men også vare- og tjenesteanskaffelser. Prosjekt og utbygging ved Drifts- og eiendom er i gang med å utarbeide maler for gjennomføring av anskaffelser som bedre vil ivareta formålet i åpenhetsloven.
For kjøp under kr 100.000 eks. mva. benytter vi ikke samme omfattende maler som hos Sykehusinnkjøp HF, blant annet benytter vi ikke Sykehusinnkjøp HF sine «Etiske krav til leverandør»
6.3. Tiltak for å stanse, redusere og forebygge
Det er ikke identifisert faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser gjennom våre aktsomhetsvurderinger. Derimot har vi har identifisert forbedringsområder når det gjelder sporadiske kjøp hos leverandører som foretaket ikke har rammeavtaler med. En gjennomgang av rutine og maler på slike kjøp vil kunne redusere risiko ytterligere. Spesielt gjelder dette å legge ved «Etiske krav til leverandøren». Dette dokumentet skal revideres og spesifiseres for ytterligere å sikre bredden i samfunnsansvaret og at våre leverandører ikke bidrar til negative konsekvenser for menneskerettigheter, samfunn og miljø.
Helgelandssykehuset HF har et overordnet ønske og mål om å i størst mulig grad benytte avtaler som er inngått av Sykehusinnkjøp HF eller Sykehusbygg HF. Dette målet vil både sikre gode, samordnede innkjøp, men også ivaretakelse av hele ansvaret innenfor åpenhetsloven.
Ved videre kartlegging av Helgelandssykehuset HF er det også avdekket behov for å samle og tilgjengeliggjøre dokumenter knyttet til arbeid med samfunnsansvar, både på interne og eksterne nettsider. Dette gjelder f.eks. styringsdokumenter, maler, avtaler og rapporter.